Macaron バーチャルオフィスツールとかメタバースオフィスがメディアに取り上げられるようになったのは、2021年以降。コロナ渦が去れば、そのニーズも下がると思いきや、RTO反対派やハイブリッド推進派を中心に興味を持つ人も増えてきた。
しかし、意外と伝わってこないバーチャルオフィスのメリット：バーチャルオフィスツール、またの呼び名を仮想オフィスとは何なのか？何が良いところなのか？そもそもZoomやTeamsも使ってる会社で利用検討する価値があるものなのか？
そんな、Web会議とバーチャルオフィス（仮想オフィス、メタバースオフィス）の違いがいまいち分からないオンラインイベントツール初心者向けにわかりやすく解説。仮想オフィスのメリットや必要性は？Zoomや出社で出来なくてバーチャルオフィスツールで出来ること。そして、一番気になる「で、どの仮想オフィスツールが一番いいの？自分に合ってるの？」についてツール比較を用意した。
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バーチャルオフィスツールとは？
バーチャルオフィスツール（仮想オフィス）は、画面上で可視化したCGオフィス間取上にアバターやアイコンで出社（入場）し、バーチャル出社している者同士で会議や会話ができるシステムである。
仮想オフィスも、バーチャルオフィスツールも、メタバースオフィスも全部同義語である。
バーチャルオフィス空間がブラウザ一面に映し出され、その仮想空間には部屋やテーブル、デスクなど、人が集まって会話をするであろう様々な場所やアイテムが描かれている。マウスで自分自身のアイコンをバーチャル空間の中で動かすことで、バーチャル空間内を移動して、話したい人のアイコンがある場所の近くに移動すれば、そこでWeb会議のように相手のビデオ通話画面が映し出される。
そうやって同僚とコミュニケーションを取ったり、バーチャル会議を行ったりできる。
アプリをインストールしなければいけないケースは少なく、ブラウザからログインして使えるバーチャルオフィスが主流だ。
Zoomには無いバーチャルオフィスツールのメリット
Web会議とバーチャルオフィスの違い
バーチャルオフィス（仮想オフィス）ってZoomやGoogleMeetと何が違うねん？普通のWeb会議ツールには無いバーチャルオフィスを利用するメリットって何？という質問への回答はこうだ。
可視化されたバーチャル空間でおこなうビデオ通話
「バーチャル空間を可視化できる」というのが大きな違いだ。
大人数同時参加型RPGのように色々な場所からリモートワークしているメンバーが、同じバーチャル会場の中でどこにいるか一目でわかる。要するにゲーム「どうぶつの森」のように、自分のアイコンをバーチャル空間上で動かしながら、話したい相手に近づく。まさに出社するオフィスがバーチャル空間になるのだ。
移動が自由
どうぶつの森のようだと言うことは、他の人がどこにいるのか仮想空間内を見て、そこに自分のアバターを移動するのが可能であるということ。
仮想オフィスは誰がどこにいるのか一目で分かる～2Ｄメタバーススペースによる可視化効果の売りがやはり大きいということだ。
目で見て、自分の意志で移動して、話したい人のところに行くという「自由」が仮想オフィスの売りの一つ。
自分の顔が小さく映るので威圧感が無い
バーチャル空間のマップがタブに表示される。あくまでマップが後ろに見える状態で個々の顔が映ったストリーミング映像の枠が表示されるため、顔が占める面積は小さくなる。
これをメリットとするかデメリットとするかは人による。
通話相手の顔がデカデカ表示されるのが嫌だし、威圧感も感じる人にとっては、２Dメタバースオフィスがメイン画像な方が嬉しい。
ZoomやGoogleMeetはバーチャル空間で動き回るようなビジュアル要素が無いのも一つの違いだが、他にもバーチャルオフィス出社には通常のWeb会議ツールに無いメリットがある。
気軽な相談や雑談がしやすい
リモートワークで問題になったのがコミュニケーション不足。予定された会話以外が発生しづらいため、雑談が減って、孤独感が増したと言われる。そんな雑談や気軽な相談不足を解決できるのがバーチャルオフィスツールかもしれない。
バーチャルオフィスツールは誰かと話すためにいちいち会議を設定する必要はない。何故なら、バーチャル上のオフィスアドレスは24時間そこにあるのだ。バーチャルオフィスの中で話したい人の近くにクリック移動するだけ。
同じバーチャル空間にいる人に近けば話せるので、気軽な相談や雑談をしやすい。
GoogleMeetやZoomでWeb会議を雑談用に設定すれば良いのでは？と思うかもしれないが、無駄話をするために「会議」をする手間や、会議が効率重視の性質をもっていることを考えると、あまり現実的ではない。
Web会議ツールが雑談に不向きな理由
Web会議は問題解決型のため、アジェンダ・目的があり、認識を共有したり合意を形成したりと、生産性を高く保つことが求められる。
雑談やブレーンストーミングに会議設定を使う癖がつくと、時間の無駄グせにもなり、メリハリが無い長時間の会議になりやすくなる。
ちょっと話したいときに「ちょっといい？」と聞いて、相手がＯＫならバーチャルオフィスのブラウザ上で相手の近くに飛び込めばいい。この気軽さが鍵だ。
部署を超えたコミュニケーションや繋がり
部署の垣根無しに「交流する時間」を設けてバーチャルオフィスに全員集まるようにさえ社内や学校で設定すれば、想定外のコミュニケーションや繋がりを生むことも容易だ。
内向的で対面のイベントで誰かに話しかけづらいと感じる人でも、バーチャル空間内で、思い付きで「えいやっ」とクリック移動した先にたまたま居た人と会話ができる。
対面の交流で移動して話しかけるより、ハードルは低いかもしれない。嫌だったら一瞬にしてどこか遠くの部屋やテーブルまでクリック一つで移動できるのだから。
部署をまたいだコミュニケーションのタイミング自体は、会社や学校として一斉に会する機会を強制的に作ってしまえば良い。物理的な移動も要らないので、時間の制約が少なくなる分、予定も調整しやすく人は集まりやすいだろう。
オフィス出社には無いバーチャル出社のメリット
次は出社ではできなかったどんなメリットが仮想オフィスにあるのか？についてだ。
バーチャル出社は集中できる！バーチャル空間で鍵をかけ集中モードをアピール
リモートだと集中できる。それは、実空間に他の社員が居ないので不意打ちの邪魔が常に入らないからだ。
出社して自席は鍵が開いた部屋にいるのと同じ状態＝いつでも邪魔が入った
オフィススペースはいわば、いつでも鍵が開いている部屋で働いているようなもので、誰でもいつでも作業中の自分のスペースに入ってこれた。
会議室を予約することはできたが、埋まっている時もあるし、そもそも会議のみが目的の部屋だ。集中のために常用することはできなかった。
いつでも邪魔されるオフィスの自席、それがリモートワークでは無くなった。リモートのほうが集中できるという人も多い。
connected solutionsによる調査 リモートワークで生産性が77％向上
Slackでテレワークの生産性が落ちる理由
一方で、Slackなどの非同期に使われるべきツールが、同期のチャットのように即座の返答を要求されるようになり、邪魔はいつでも入るようになった。カレンダーにきっちり予定を入れていても、確認せずにSlackですぐに答えを求めてくる人は多い。
一目でわかる集中モード
そんなときに、バーチャルフィスは視覚でナチュラルにアピールすることが出来る。バーチャル空間には、各テーブルや小部屋で「鍵をかける」行為が可能。（ツールによって機能が無い場合も）もしくは「集中室」「取り込み中」などラベルを貼ることができる。これによって、集中部屋にいる人に邪魔が入らず、また目で見て直感的に「あ、取り込み中なんだな」と理解できる。
世界中や全国のメンバーが集まれるコスパ、タイパ
通勤時間なしで世界のどこからでも、共通のバーチャル空間への出社できる。
通勤時間の短縮ができる。これはリモートワーク共通だが、バーチャルではあるものの、視覚で従業員全体が確認できるフロアマップに一瞬で出社できることで、ある程度の一体感が生まれる。
同じスペースに一瞬にして出社でき、社外のゲストも一瞬にして同じスペースに招待できるため時間の短縮になる。顧客との面談でもコスパ、タイパを保ったまま、一体感も得られる。
バーチャルオフィスツールが不要なケース：５つの理由
バーチャルオフィスツールが不要な理由は沢山ある。組織のニーズによるからだ。下記に当てはまる要素がある組織では、バーチャルオフィスツールは、今導入する必要はないであろう。
従業員同士の信頼関係が出来ている
信頼関係が厚い人だけで構成された組織にバーチャルオフィスは要らない。大人数Or信頼関係があまり無いなら有用。
これが実際にバーチャルオフィスを使う私の結論だ。
従業員同士の信頼関係が厚い少人数の職場の社内交流にバーチャルオフィスは要らない。ビデオ通話はLINEでも、Facebookでも、他のアプリで出来る。もし一対一でも気軽に話せる関係の相手しか社内に居ないならば、そういった相手に使い慣れたアプリを使って話しかければ良いので、わざわざバーチャルオフィスを導入する日通用が無い。
バーチャルオフィスツールは発展途上
仮想オフィスが要らないのは、今まだバーチャルオフィスツールが発展途上で安定性やUXが酷いからかもしれない。優秀な人材が多く集まるような市場になればツールの利便性が上がり問題解決するかもしれない。いま現在のところ以下のメタバースオフィスが要らない理由が存在する。
会議は歩きながらが理想的だから
会議は歩きながらやるのが脳のクリエイティビティを刺激する。
歩きながら話す方がクリエイティブになるというデータがある。
当然、歩きながらの会議に仮想オフィスの２Dメタバース空間は要らない。むしろ重くなるだけで、スムーズな会話やクリアーな音声通信の邪魔。
音声のみの会議が生産性と集団的知性を上げる
集団的知性が上げやすいのは音声のみの議論の場合であるというデータがある。
Tired of Video Conferencing? Research Suggests that You’re Right to Question Its Effectiveness
また、声だけ聴いた方が相手の声に対する感覚が研ぎ澄まされる。人間は情報が沢山あると、処理できないのでいくつかの情報だけをつまんで後は捨ててしまう。視覚情報が無い方が、相手がいいたいことに集中できる。
仮想オフィスはテレワークの運動不足を加速させる
テレワークになって運動、歩く習慣が減った。運動不足だ。仮想オフィスはこれを全く解消しない。むしろ、運動することを妨げてしまう。
仮想オフィスを導入するくらいなら、ディクテーションソフトをスマホにもPCにも導入して、歩きながら話す言葉を書き出してチャットで送った方が良い。
今のところは音声を仮想オフィスとして使うツールはRounzのみ。
だが、わざわざ仮想オフィスとして音声モノを導入するのではなく、先に述べたようなディクテーション機能を高精度で搭載してほしいものだ。
仮想オフィスがあらゆるテレワークの質向上や寄与するプロダクトに成熟すれば、上記の問題もバーチャルオフィスツールが解決策になる日が来るかもしれない。例えば、音声オンリーの状況に特化した機能版と切り替えができるなど。
バーチャルオフィスが必要なのはどんな会社？
この記事で取り上げた仮想オフィスのメリットを基にすると、バーチャルオフィス導入がおすすめできるのは以下の条件に当てはまる会社や組織だ。
中規模～大規模の会社における社内コミュニケーション
仮想オフィスは部門外との雑談や繋がりを生む。これが普段の出社やWeb会議でやりづらいのはは、特に規模の大きめな会社だ。
そういった会社で、月に何度か複数の関連しない部門に交流する時間を設定し、同じバーチャル会場にいる機会を設ければ、予想想定外な会話や関係を生むきっかけになる。
新入社員や顧客との新しい関係構築
広告やSNSを見て分かる通り、初動での映像の、視覚の求心力は強い。
薄い弱いつながりを、もう一歩踏み込んだような強い繋がりように錯覚させる効果があるのが仮想オフィス。
具体的には、会社に入って間もなく、お互いの情報が少ない新入社員や、たまにメールとZoomでやりとりがあるだけの顧客と、もう一歩踏み込んで普段着感を感じられるところまで繋がりを濃くしたい時に使える。オンラインでの表面的繋がりでありながら、少し踏み込んだような、距離感がつまったような繋がり感を形成したいときに、仮想オフィスで会うのは有用だ。
オンラインでも、同じスペースに入室するという視覚的な行為は、一体感や結束感を感じやすくするのに向いている。
そういう、表面的な絆を錯覚させたい場合に仮想オフィスは有用だ。
そういった薄いのに、実際よりも深く感じる繋がりを演出した組織は、バーチャルオフィスツールの導入を検討をおススメする。
きっと思い通りの深まったような交流関係を演出できるはず。
働き方改革中の企業：ハイブリッドワーク、リモートワーク検証
今は検証してハイブリッドワークやテレワークの常用に移行する転換期。
テレワークを会社に新しい働き方として取り入れたり、ハイブリッドワークを定着させるには働くシステムの改革が必要だ。改革するには多くの実験を行い、何がベストなのか検証する必要がある。
この実験＆検証を行う上で、仮想オフィスを取り入れてみる価値はあるだろう。使ったことが無ければ、それが組織に役に立つのか、合わないのか実感をもって理解することが出来ない。ハイブリッドワークやテレワークに難しさを感じたまま、やめてしまっては意味ない。難しさと対峙したときに考え、実践して学んだことだけが身になるのだ。
正直どれが良いの？バーチャルオフィスツール用途別で比較
ほとんどのツールに共通するのが「リアルよりリアル」だとか「リアルにより近い」という売り。そんな分かりづらい抽象的な物差しで語られたくない！という人が居たらと思い、下記に直観的な比較を用意した。
遊び心向けメタバースオフィス
仮想オフィスは管理ツールとしてより、オンラインでの交流を”味あるもの”にする側面に価値がある。
画面内で完結する味気ないリモート環境の交流をいかに味付けできるかを楽しんで、従業員同士や交流相手との心理的距離感を縮め、壁を低くするか。そこに価値を見出す人におススメなのは、オフィスデザインのテンプレに遊び心があり、独自の世界観を提供するタイプのツールだ。
Gather
外国産のメタバースオフィス。レトロなRPGゲームを思い出すデザインのテンプレート。アバターもまさにRPGゲーム感覚で服装やアイテムを選べる。
楽しいバーチャルオフィスツールなだけでなく、動作が軽く、かつ会議中にノートが共同で取れるなど、ビジネスを効率的進めるのにも適している。
bit by bit（少しずつ）って画面のbitとかけてるのかな。フロアデザインはbit感満載の絵面。
ファウンダーの一人による下の記事を読むと、やっぱりみんな、コロナ渦でリアルに近いコミュニケーションがしたい！って意図で、仮想オフィスツールが生まれているのが分かる。アフターコロナも需要は定着するのか気になるところだ。
https://hellometaverse.fm/episodes/episode-12-phillip-wang
Metalife
日本産。ゲームを思い出すデザインのテンプレート。Gatherより更に平べったいデザインとコントラストの高い色使い。近づくと話せる系。ゲームを思い出すアバター。
GatherとMetalifeは、とても見た目的に似ている。Metalifeは国産なのでローカライズが要らない分、日本人には使いやすいだろう。逆にグローバルな人材とのコミュニケーションに利用する場合はGatherがよさそうだ。
GatherもMetalifeも25名まで無料で使える。小さなオンラインスクールやオンラインサロンを運営する個人に良いのでは？
個人的にはDLして、オフィスデザインのテンプレを見てやめた。大きいドットであの色遣いは目に決してやさしくない。画面の端のほうに小さなウィンドウで出して使うのが適切に感じる。
従業員管理ツールとしてのバーチャルオフィスツール
リモートにマイクロマネージするためにツールを持ち込むことは個人的には勧めないが、会社のルール的に管理機能が充実したバーチャルオフィスツールを入れたい場合に使えるツールを紹介する。
FAMoffice
サインイン・サインアウトの時間の管理、ビデオ通話の回数、つぶやきの内容などをデータで抽出して管理するという機能がある。そして、それが売りの用。富士ソフトが提供する仮想オフィス。
この、吹き出しでつぶやきができる機能。つぶやき自体は遊び心があってよいのだが、「データを取る」＝つぶやきを強制させられるような環境ってちょっとどうかと思う・・・。メリットを消しているようで。
The日本を感じるバーチャルオフィスツール
NeWork
資料DLしたら、政府がPPTで作りそうな字がぎっしり資料が出てきて、見る気がうせてしまったのだが、NTT様の作られたバーチャルオフィスツールとのこと。
日本の古典を感じる資料だったが、機能的にもThe日本を感じるところが。聞き耳機能だ。
聞き耳：発言はしないけど、会話の様子を知りたい場合は「聞き耳」が便利。ルーム内の音声や画面共有を確認できます。
なるほど、Rom専機能ということか。
音声だけ向けのバーチャルオフィス
oVice
日本では一番幅を利かせているバーチャルオフィスツール、oVice。Web会議の際に映像も使えるバーチャルオフィスなのだが、oViceはイベントの際など、ビデオ通話の利用は極力しないで、音声通話のみにすることを推奨している。
また、oVice Goというアプリも提供している。こちらは音声のみで、動作が軽く、移動中の会議などにも利用ができる。
oViceは丸いアイコンに自分の写真を入れて自分の位置を表すが、写真のかわりに動物のアバター（丸の中に動物のイラストが入る）も選べる。アバターを選んで、自分の顔を出さないのはシャイな日本人には向いていると言えるかも。
近づいたら話せる系。面倒なのは、違うグループの会話も画面上で近ければ聞こえるということろ。それがリアルっぽくて売りらしい！私は通訳と言う仕事柄もあるのか、他のグループの声聞こえたら嫌なのだが。
他にも、操作的に「なぜここにこのボタンが？」と思えるような直感的に分かりづらい配置になっており、困惑。イベントでたまに使う程度ならお勧めしない。常駐バーチャルオフィスとして使うなら慣れの問題なので大丈夫だろうが・・・。
Roundz
上でも紹介したが、音声オンリー。軽い方が良いという場合はRoundzだろう。
Web会議ツールも、仮想オフィスツールもとにかく重い。軽いに越したことは無いので、音声のみのコミュニティ内のオープンな交流ツールは今後も需要があると思う。
まとめ～仮想オフィスと働き方
幸いなことに、仮想オフィス（バーチャルオフィツスール）は導入コストが安い。初期費用はゼロだし、最低契約が年単位であるわけでも無い。
バーチャルオフィスツール、検証的に導入するなら「働き方の転換期」である今は良い時期だろう。まだまだ安定性に問題もあるので、他のコミュニケーションツールや対面を含めてバーチャルオフィスに完全に置き換えるのは時期尚早だ。
まずはバーチャルオフィスを使って試行錯誤する心持で導入してみると、働き方を柔軟にするヒントやアイデアが色々浮かんでくるだろう。
そして、テレワークでコミュニケーションを活性化するには雑談を仕事にするという感覚を身に着けるのも大事だ。雑談を工数にカウントするなど、組織側で意識改革をすすめる工夫も必要だろう。
例えば：
- コーヒーアワーを作る。コーヒーブレイク用工数を作っておく
- 仮想オフィスにコーヒーアワースペースを作る。ブレイク工数を使いたい人はそのテーブルにつく
など。
アイデアを出して、試して、検証して、修正していく。これを繰り返すDX運営部隊と、アイデアに乗ってくれる従業員がいて、今後バーチャルオフィスツール利用のデータが蓄積されれば、将来的には浸透するツールになるかもしれない。
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